직장에서 엑셀을 이용하여 많은 사람들에게 뿌리고 취합하는 일이 자주 있으실텐데요. 이 때 유용하게 사용할 수 있는게 바로 엑셀 드롭다운 목록(콤보박스, 선택박스)입니다. 이번 포스팅에서는 엑셀 드롭다운 목록 만들기에 대해서 쉽고 자세하게 설명드리겠습니다.
엑셀 드롭다운 목록을 사용하는 이유
엑셀 드롭다운 목록 또는 콤보박스, 선택박스를 이용해본 적 있으신가요? 이용해 본 적 없다면 왜 엑셀 드롭다운 목록을 사용하는지 이유에 대해서 말씀드리겠습니다.
- 선택지를 몇가지의 목록으로 추림으로써 데이터가 중구난방으로 입력되는 것을 막을 수 있다.
- 입력하는 사람들이 좀 더 쉽게 데이터를 입력할 수 있다.
- 양식이 잘 정돈되고 프로페셔널하게 보여질 수 있다.
직장에서 엑셀을 이용해 양식을 만들고 여러 사람들에게 전달한 후 취합해야하는 업무를 많이 하신다면 오늘 알아볼 엑셀 드롭다운 목록을 잘 활용해보세요. 업무능률과 효율을 상당히 향상시킬 수 있습니다.
엑셀 드롭다운 목록 만들기 (콤보박스/선택박스 만드는 방법)
먼저 엑셀 워크시트에 필요한 테이블을 만들어 줍니다. 저는 아래와 같이 고객별 문의 날짜와 문의 타입을 기재하는 양식을 만들었습니다. 여기서 문의타입 부분을 드롭다운 목록으로 만들어 작성해보려고 합니다. 양식 작성이 완료되셨으면 엑셀 드롭다운 목록/콤보박스/선택박스를 만드는 방법을 순서대로 알려드릴테니 잘 따라오세요.
1. 드롭다운 목록(콤보박스/선택박스)에 포함시킬 선택 목록을 작성한다.
드롭다운 목록에 들어갈 목록은 기존 표 옆에다 작성을 해도 되고 별도 시트에 작성을 해도 됩니다. 저는 좀 더 깔끔하게 보기 위해 별도 시트에 작성을 했습니다.
2. 드롭다운 목록을 넣고자 하는 열의 첫 셀을 클릭하고 엑셀 리본(상단)메뉴에서 데이터 - 데이터 유효성 검사를 클릭한다.
3. 엑셀 데이터 유효성 검사 창 - 설정 탭 - 제한 대상을 '목록'으로 선택하고 - 원본 우측 화살표를 눌러준다.
4. 미리 작성해둔 드롭다운 목록 범위를 선택하고 - 우측 화살표 버튼을 눌러준다.
5. 드롭박스 목록 (콤보박스/선택박스) 활성화 된 것을 확인한다.
6. 방금 전 데이터 유효성 검사를 진행한 셀을 클릭하고 테두리쪽에 마우스오버한 후 + 표시가 나오면 드롭박스 목록을 적용할 셀범위로 확장하여 복사해준다.
엑셀 드롭다운 목록 만들기 관련 꿀팁
위의 4번에서 엑셀 드롭다운 목록 범위를 지정할 때, 목록 기재된 부분만 딱 맞게 범위를 설정하지 않고, 아래 빈칸들을 포함하여 더 길게 범위를 잡아준 것을 보셨을텐데요. 이 부분은 의도적인 것이었습니다. 엑셀 드롭다운 목록을 만들 때 꿀팁인데요. 저렇게 범위를 길게 잡아두면, 목록에 추가할 내용이 있을 때 추가하면 자동으로 표 드롭박스에도 연동이 되어 추가된 항목이 반영이 됩니다. 이부분 딱맞게 범위를 설정해주면, 드롭다운 목록에 항목이 추가될 때마다 데이터 유효성 검사를 재실행하여 범위를 매번 새로 지정해줘야하니 유의해주세요.
엑셀 드롭박스 목록 오류 메시지 수정 방법
위에서 기본적인 엑셀 드롭박스 목록 작성방법은 알아보았습니다. 여기서 좀 더 프로페셔널하게 좀 더 세심하게 엑셀 자료를 만들고 싶다면, 아래 소개되는 두가지 방법도 함께 적용해보세요. 먼저 데이터 유효성 검사 - 드롭박스 목록을 설정하게 되면 드롭박스 목록에 있는 것을 선택하지 않고 수기로 특정 값을 입력했을 때 아래와 같이 오류 메시지가 뜨게 됩니다. 이 오류 메시지를 커스터마이징해서 내가 원하는대로 고칠 수 있는데요.
데이터 유효성 검사 - 오류 메시지 탭에 들어가신 후, 제목과 오류메시지를 작성해주시면 됩니다. 그러면 내가 설정한 대로 오류메시지가 뜨기 때문에 이 자료를 이용하는 사람들로 하여금 좀 더 직관적이고 이해하기 쉽도록 해줄 수 있습니다.
엑셀 드롭박스 목록 입력 설명 메시지 설정 방법
엑셀 드롭박스 목록에서 작성하는 사람들의 이해를 돕기 위해 기본 설명 메시지를 설정할 수도 있습니다. 데이터 유효성 검사 - 설명 메시지에 들어가셔서 제목과 설명메시지에 설명문구를 추가하시면 됩니다.
그럼 아래와 같이 이해를 돕기 위한 설명 문구가 기본적으로 보여지게 됩니다.
지금까지 엑셀 드롭박스 목록 / 드롭박스 메뉴 / 콤보박스 / 선택박스 만드는 방법을 알아보았습니다. 데이터 유효성 검사라는 기능을 이용하는 것이고 방법은 정말 간단해서 한번만 따라해보시면 완벽하게 숙지하실 수 있을 겁니다. 엑셀의 기능은 정말 무궁무진한데요. 또다른 엑셀꿀팁들이 궁금하시다면 '엑셀' 카테고리내 다른 글들도 참고해보세요.
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