비즈니스 영어 이메일 쓰기 마스터 - 작성방법, 형식 (제목, 첫인사, 자기소개, 본문 표현, 끝인사)

영어 이메일 쓰기 방식이 궁금하신가요? 비즈니스 영어 이메일을 작성하셔야 하나요? 저는 현재 미국 석사 유학생이면서 일도 함께 하고 있어서 비즈니스 영어 이메일 쓰기에 익숙한데요. 영어 이메일 바로 쓰실 수 있도록 첫인사, 자기소개부터 끝인사까지 유용한 표현들과 템플릿을 총정리해 드리겠습니다. 

 

비즈니스 영어 이메일 작성방법 및 형식(템플릿)

목차

• Ⅰ. 이메일 제목 쓰는 방법
• Ⅱ. 수신자 지칭하는 방법
• Ⅲ. 인사말과 자기소개 방법
• Ⅳ. 이메일 작성 목적 밝히는 방법
• Ⅴ. 이메일 본문에 사용할 수 있는 유용한 표현
• Ⅵ. 끝인사 작성 방법
• Ⅶ. 맺음말 작성 방법
• Ⅷ. 비즈니스 영어 이메일 작성 시 유용한 템플릿 예시

 

Ⅰ. 영어 이메일 제목 쓰기

영어 이메일 제목 유용한 템플릿(형식)

미팅 요청할 때 :

제목: [Request for Meeting] (Topic of Meeting) on (Date and Time)

 

이전에 의논한 건과 관련 후속메일일 때 :

제목: [Follow-up] Regarding (어떤 것과 관련된 것인지 간략하게 표현)

제목: [Checking In] Regarding (어떤 것과 관련된 것인지 간략하게 표현)

 

정보제공 메일일 때 :

제목: [FYI] (어떤 것과 관련된 것인지 간략하게 표현)

* FYI는 For Your Information의 약자로 흔히 사용되는 표현입니다.

제목: [Update] (어떤 것과 관련된 것인지 간략하게 표현)

 

긴급 메일일 때 :

제목: [Urgent] [어떤 것과 관련된 것인지 간략하게 표현]

제목: [Action Required] [어떤 것과 관련된 것인지 간략하게 표현]

 

질문이나 요청하는 메일일 때:

제목: Question about (어떤 것과 관련된 질문인지 간략하게 표현) 

제목: [Request] (요청사항 간략하게 한 문장으로 표현)

 

비즈니스 영어 이메일 제목 작성 요령

• 이메일 제목은 간결하면서도 핵심을 명시해 주세요. : 받은 메일함에서 메일 제목이 너무 길어 안 보이는 부분이 없도록 제목은 가급적 간결하게 작성하면서도 제목만 봐서 어떤 내용의 메시지일지 추측이 가능하도록 핵심을 명시해 주세요.
• 느낌표와 같은 과도한 구두점 사용을 피하세요. : 비즈니스 영어 이메일에서는 formal 하고 professional 하게 보여야 하므로 물결이나 느낌표 같은 구두점은 사용을 지양하세요.
• 말머리를 적극 활용하세요. : 말머리가 항상 필요한 것은 아니지만 상황에 맞는 [Urgent], [Question], [Action needed] 같은 말머리를 달아주면 professional해보일 수 있습니다. 

 

 

Ⅱ. 비즈니스 영어 이메일 수신자 지칭하는 방법

형식: Dear

이 부분은 필수로 나와야 하는 부분은 아니지만, 매우 격식을 차리는 비즈니스 영어 이메일의 경우 받는 수신자를 지칭하는 부분이 있어야 합니다. 우리나라 비즈니스 이메일의 경우 "ㅇㅇㅇ 고객님께"와 같은 부분에 해당하지만, 보통 우리는 "안녕하세요 ㅇㅇ님" 하면서 인사말로 바로 시작하기 때문에 앞에 수신자를 지칭하는 게 조금 어색하게 느껴질 수 있습니다. 하지만 영어 이메일에서는 격식을 차릴 때 수신자 지칭이 꽤나 흔하게 볼 수 있는 형식입니다. 아래 예시를 보시겠습니다.

 

영어 이메일 수신자 지칭 예문

Dear Ms. Lee,

Hello! My name is John Kim and I am a sales representative at ABC Company. I hope this email finds you well. I am reaching out to you today to inquire about your interest in our new product line.

 

Dear Mr. Park,

Good morning! My name is Jane Park and I am the new project manager for the upcoming software development project. I am excited to be working with you and your team on this project and I look forward to collaborating with you.

 

보통은 Ms, Mr 하고 성별에 맞게 prefix를 붙이고 뒤에 '성(last name)'을 붙여주는 게 일반적입니다. 만약 이름(first name)을 부를 정도로 안면을 튼 사이라면 "Dear John" 이렇게 이름을 바로 붙여줘도 됩니다. 

 

Ⅲ. 비즈니스 영어 이메일 인삿말과 자기소개 방법

형식(템플릿)

• Hello, my name is OOO and I am a 직책 at 회사이름
• Hi, my name is OOO and I am a 직책 at 회사이름
• Good morning! My name is OOO and I am a 직책 at 회사이름
• Good Afternoon! My name is OOO and I am a 직책 at 회사이름

인사말과 자기소개는 앞에서 수신자를 지칭했다면 새로 줄 바꿈을 해서 시작하고, 수신자 지칭이 없었다면 바로 첫 줄에 나오면 됩니다. 위에 예문에서도 보았듯이 가장 일반적으로 많이 쓰이는 인사말은 "Hello"입니다. 그리고 그 뒤에 "My name is OOO" 하고 붙여주시면 됩니다. 특정 직책이 있다면 이름 뒤에 "and I am a 직책 at 회사이름" 이렇게 붙여주면 됩니다.  Hello 대신에 쓸 수 있는 인사는 Good morning, Good afternoon, Hi 정도가 있습니다. 요즘에는 안면을 트지 않은 사이에서도 Hi를 많이 쓰고 있습니다. 꼭 친해야지만 쓸 수 있는 인사는 아닌 점 알고 계시면 되겠습니다. 

 

비즈니스-영어-이메일-작성방법-마스터

Ⅳ. 비즈니스 영어 이메일 작성 목적 밝히는 방법

이메일 작성 목적을 밝힐 때 유용한 문장 형식(템플릿)

• I am writing to inquire about...
• I am writing to request...
• I am writing to follow up on...
• My purpose in writing is to...
• The reason for my email is to...
• I wanted to reach out to you regarding...
• This email is regarding...
• I am contacting you in regards to...
• The aim of this email is to...

비즈니스 이메일의 경우 인사말과 자기소개 다음에 바로 이메일을 작성하는 목적을 밝혀줘야 합니다. 간략하게 "제가 이메일 드리는 것은 ~~ 을 요청하기 위함입니다." 같이 이메일 서두에서 이 이메일의 목적이 무엇인지를 밝혀주는 것이죠. 아래 예문도 함께 보시겠습니다.

 

영어 이메일 작성 목적 서술 예시 문장

• I am writing to inquire about the availability of your product. (귀사의 제품이 현재 주문 가능한지 문의드리고자 합니다.)
• I am writing to request a meeting with you to discuss our business partnership. (귀사와의 파트너십 제휴 관련 미팅을 요청드리고자 합니다.)
• My purpose in writing is to introduce myself as the new account manager for your company. (제가 저희 회사에서 새로 회계 관리자를 맡게 되어 인사드리고자 메일 드립니다.)
• The reason for my email is to notify you of an upcoming deadline for submitting your project proposal. (프로젝트 제안서 제출 마감 관련 안내드리고자 메일 드립니다.)
• I wanted to reach out to you regarding the job opening in your company that I am interested in applying for. (귀사의 채용건 관련 관심이 있어 메일 드립니다.)
• This email is regarding the shipment of the product that was ordered last week. (지난주에 발송된 제품 주문 건 관련 메일 드립니다.)
• I am contacting you in regards to the invoice that was sent to us with an incorrect billing amount. (인보이스 금액에 오류가 있어서 메일드립니다.)
• The aim of this email is to provide you with an update on the status of the project and the progress we have made so far. (프로젝트 상태와 진척도를 업데이트드리기 위해 메일 드립니다.)

 

 

비즈니스 영어 이메일 작성 목적 서술할 때 유용한 표현

• Schedule a meeting: 미팅을 잡다
• Follow up on something: 이전에 의논했던 어떤 것에 대한 후속 작업하기
• Request information: 정보 요청하기
• Confirm details: 세부사항 확인하기
• Provide an update: 최신 정보 제공하기
• Make a suggestion: 제안하기
• Express appreciation: 감사의 마음 표현하기
• Apologize for something: 사과하기
• Offer assistance: 도움 제공하기
• Discuss a proposal: 제안서 상의하기
• Provide feedback: 피드백 제공하기
• Introduce oneself: 자기 소개하기
• Negotiate terms: 조건 협상하기
• Announce a decision: 결정 발표하기
• Extend an invitation: 초대장 보내기
• Send a reminder: 알림 메일 보내기
• Provide instructions: 안내사항 제공하기

 

Ⅴ. 영어 이메일 본문에 사용할 수 있는 유용한 표현

도움을 요청할 때

• Could you please help me with [Task/Issue]?
• I am having difficulty with [Task/Issue], and I was wondering if you could provide any assistance.
• I am not sure how to proceed with [Task/Issue], and I was hoping you could offer some guidance.
• If you have any advice on how to handle [Task/Issue], I would greatly appreciate it.
• Would you be able to lend a hand with [Task/Issue]?
• I could really use your expertise on [Task/Issue].
• Is there any way you could assist me with [Task/Issue]?
• I am struggling with [Task/Issue], and I am hoping you could offer some support.

정보를 제공할 때

• I would like to inform you that [Information].
• Please be advised that [Information].
• Just to let you know that [Information].

예를 들 때

• For example, [Example].
• As an illustration, [Example].
• To give you an idea, [Example].

감사함을 표현할 때

• Thank you for [Something They Did].
• I appreciate [Something They Did].
• Your help in this matter is greatly appreciated.

명확한 정보를 전달할 때, 입장을 분명히 정리할 때

• Just to clarify [Information] [Restate Information].
• To be clear, [Information].
• Allow me to explain [Information] in more detail.

사과할 때

• I apologize for [Issue].
• I am sorry for any inconvenience this may have caused. Please accept my apologies for [Issue].

걱정을 표현할 때

• I am concerned about [Issue].
• It is important that we address [Issue].
• I would like to discuss [Issue] with you further.

제안할 때

• Perhaps we could [Suggestion].
• Have you considered [Suggestion]?
• I would like to suggest [Suggestion].

행동을 독려할 때

• I encourage you to [Action].
• It would be helpful if you could [Action].
• Please let me know if you plan to [Action].

정보를 물어볼 때(질문할 때)

• Can you provide more information on [Topic]?
• I would like to learn more about [Topic].
• Would you mind giving me some additional details on [Topic]?

정보를 받은 것에 대해 피드백 답장할 때

• Thank you for sharing [Information].
• I am glad to hear that [Information].
• This is exactly what I was looking for.

동의, 비동의 표현할 때

• I completely agree with [Statement].
• I understand your point, but I respectfully disagree. While I see your point, I think [Different Point of View].

협상할 때

• Can we discuss the possibility of [Compromise]?
• I see where you are coming from, but I think we could try [Different Approach].
• Let's find a solution that works for both parties.

제안을 거절할 때

• Thank you for your offer, but at this time we are not interested in [Product/Service].
• I appreciate your proposal, but after careful consideration, we have decided to decline.
• While we value your [Product/Service], we have decided to pursue a different direction.
• Thank you for your interest, but we are not in a position to accept your offer at this time.
• I regret to inform you that we are not able to move forward with your proposal.
• We appreciate your time and effort, but unfortunately we are unable to accept your offer.
• While we recognize the potential of your [Product/Service], we have decided not to proceed at this time.
• Thank you for reaching out, but we have decided to pursue other options.

 

 

Ⅵ. 비즈니스 영어 이메일 맺음말(마무리 인사, 끝맺음) 작성 방법

본론을 모두 작성했다면, 마지막으로 맺음말을 작성해 주시면 됩니다. 아래 예시문장중 한 가지를 선택하여 맺음말을 적어주세요.

영어 이메일 맺음말(마무리 인사, 끝맺음)에 쓸 수 있는 문장 템플릿

• Thank you again for your time and attention to this matter.
• I appreciate your help with this issue.
• I look forward to hearing back from you soon.
• If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to reach out.
• I am grateful for the opportunity to work with you.
• Thank you for considering my request/suggestion/proposal.
• I hope this information is helpful/useful.
• Please let me know if there's anything else I can assist you with.
• It was a pleasure speaking with you.
• I value your input/feedback on this matter.

 

Ⅶ. 서명 작성 방법

서명은 마지막에 발신자 이름 기재하기 전에 붙는 부사입니다. 가장 무난하게는 Sincerely 또는 Best Regards를 많이 사용하고 있습니다. 아래 예시중 한 가지를 선택하여 기재해 주시고 한 칸 줄 바꿈 후 보내는 사람(나)의 이름을 기재해 주시면 됩니다.

영어 이메일 서명 작성 방법 예시

• Sincerely,
• Sincerely yours,
• Best regards,
• Best,
• Take care,
• Best wishes,
• All the best,
• Cheers, 
• Yours truly,

 

 

Ⅷ. 비즈니스 영어 이메일 작성 시 유용한 템플릿 예시

마지막으로 정보를 요청할 때, 미팅을 잡을 때, 이전에 이야기 나눈 것에 대한 후속 메일을 보낼 때, 협상할 때, 불만을 제기할 때, 불만메일에 답장할 때, 거절할 때, 감사함을 표현할 때 사용할 수 있는 비즈니스 영어 이메일 형식(템플릿)을 올려드립니다. 

정보를 요청하는 비즈니스 영어 이메일 예시

 

후속 이메일 영어 비즈니스 이메일 작성 예시 템플릿

 

불만 제기할 때 영어 비즈니스 이메일 작성 예시 템플릿

 

거절 영어 이메일 예시